L’organizzazione di eventi è un ambito piuttosto complesso e lo è ancora di più quando si parla di manifestazioni internazionali.

Gli aspetti a cui prestare attenzione sono molteplici, a seconda degli ospiti che si prevede di accogliere, per i quali può rivelarsi indispensabile la presenza di un’équipe di interpreti.

Fondamentale scegliere una cornice d’eccellenza, che sarà il primo nonché il più autentico biglietto da visita dell’evento. Sotto questo punto di vista, Roma è una delle città più richieste nell’organizzazione degli eventi internazionali.

La Città Eterna è apprezzata proprio per l’appeal esclusivo e unico nel suo genere, complice un passato glorioso e un’atmosfera che incanta sempre chi visita l’Italia.

Vigna dei Cardinali incarna alla perfezione questo particolare animus della metropoli e lo fa con degli spazi raffinatissimi sia all’interno che all’esterno, ma anche con dei servizi per eventi internazionali che hanno tutte le carte in regola per garantire la riuscita della manifestazione.

Questo grazie a un team di professionisti empatici e competenti in diversi ambiti: dal catering all’intrattenimento.

Che cosa significa organizzare eventi internazionali

Quando si parla di organizzazione di eventi internazionali si fa riferimento alla pianificazione e allestimento di manifestazioni come congressi, meeting, festival e simili che prevedono il coinvolgimento di attori provenienti da Paesi diversi da quello di riferimento: può trattarsi di partecipanti, relatori e sponsor.

Gli aspetti a cui prestare attenzione sono sostanzialmente gli stessi di quelli che caratterizzano gli eventi delle aziende di carattere nazionale, con però alcune complessità legate alla stessa internazionalità della manifestazione.

È dunque fondamentale curare la comunicazione e gli elementi di natura logistica, così come la pianificazione del programma, oltre a tutto ciò che ruota intorno alla location, inclusa la gestione degli accrediti.

È inoltre essenziale valutare l’eventuale rispetto di norme locali e internazionali nonché la gestione del budget alla luce dei possibili imprevisti che possono verificarsi (e vanno prevenuti).

Le sfide principali

Le sfide principali che caratterizzano gli eventi internazionali interessano ambiti specifici come quello della comunicazione, della logistica e dell’accoglienza. Analizziamole una per una nei dettagli.

Lingua e cultura

L’aspetto linguistico non andrebbe mai sottovalutato, quando si organizzano degli eventi per le aziende. Questo perché è facile, se non si padroneggia un determinato idioma alla perfezione, che possano intercorrere delle incomprensioni, qualcosa che può accadere anche per differenze di matrice culturale.

La comunicazione nel solo inglese non è sempre sufficiente, questo alla luce della diffusione del cosiddetto globish: “un neologismo coniato dal francese Jean-Paul Nerrière nel 1998, che deriva dalla fusione delle parole “global” e “english” e si riferisce a una varietà di inglese che si basa su un vocabolario e una grammatica ridotti”. (fonte: Il Sole 24 Ore)

Buona parte dell’inglese parlato dai professionisti nel mondo è di stampo globish e le difficoltà comunicative si accentuano con culture molto lontane tra loro.

In virtù di queste considerazioni, spesso per gli eventi internazionali diventa essenziale preventivare la creazione di un’équipe di professionisti specializzati nell’interpretazione di conferenza, così da ottimizzare la comunicazione autentica tra le parti.

Logistica

Gli aspetti logistici, negli eventi di tipo aziendale (ma anche in quelli privati) sono determinanti. Ecco alcuni fattori da monitorare:

• gestione dei tempi di arrivo tanto dei partecipanti quanto di forniture, personale di servizio, ecc.;
• gestione dell’allestimento della location;
• gestione degli imprevisti, ad esempio dei ritardi nelle consegne oppure delle variazioni meteorologiche;
• gestione degli aspetti tecnologici, come quelli inerenti il lavoro degli interpreti e gli speech.

Vigna dei Cardinali offre un supporto logistico nell’organizzazione degli eventi internazionali a 360°, a fronte di una location versatile in termini di allestimento e con aree ottimizzate tanto per la gestione degli ingressi quanto per il parcheggio dei mezzi, per fare degli esempi.

Accoglienza

L’accoglienza è un po’ l’elemento che fa da collante rispetto ai fattori logistici e linguistici. Ogni evento internazionale necessita di un personale altamente qualificato, con ottime doti comunicative e un’esaustiva conoscenza delle lingue.

Comporta anche una struttura organizzata a livello tecnico e strutturale con le opportune apparecchiature. Tutto questo per assicurare un’esperienza professionale e positiva fin dalle prime fasi di contatto: qualcosa che influisce in maniera determinante nella riuscita dell’evento.

Come scegliere la giusta location

La scelta del luogo che funge da cornice dell’evento è determinante per la riuscita dello stesso: andrebbe conseguita con particolare attenzione.

Come scegliere la giusta location per gli eventi internazionali, dunque? Ecco gli aspetti da valutare maggiormente.

Collegamenti

La location deve essere facilmente raggiungibile attraverso i principali mezzi di trasporto.

Vigna dei Cardinali vanta sotto questo punto di vista una posizione strategica: si trova nel centro della Capitale, a pochi passi da Ponte Milvio, risultando perfettamente collegata con i mezzi locali.

È inoltre dotata di un parcheggio situato nelle vicinanze (a soli 30 metri): chi viene in auto non avrà problemi per la sosta, cosa non scontata in una città come Roma.

Spazi per plenarie e networking

Una location per eventi aziendali – e vale ancora di più per quelli internazionali – deve avere tutti gli spazi idonei per il confronto dei partecipanti, e dunque anche per le conferenze e i momenti di networking.

Vigna dei Cardinali vanta diverse sale in grado di coniugare comfort e raffinatezza. Si tratta in particolare della Sala Valadier, ideale, con la sua capienza di 80 persone, per le conferenze, e della Sala dei Marmi, che ha invece una capienza di 20 persone: è perfetta per i meeting.

Servizi per aziende e agenzie

Tra i servizi che non possono mancare nell’organizzazione degli eventi internazionali troviamo quelli food & beverage. Vigna dei Cardinali dispone di una cucina interna espressa e di un angolo bar in grado di supportare sia nell’allestimento di un buffet sia in situazioni come un coffee break o un aperitivo.

Mette inoltre a disposizione allestimenti personalizzati, in linea con il mood della manifestazione, e persino un fotografo professionista per immortalare i momenti più significativi.